Gestion courriels

De Asso Val Libre
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Bonnes pratiques pour une gestion efficace de messageries électroniques.


Logiciels

Les interfaces web (webmail) donnant accès à des boites de messageries ne proposent pas une ergonomie qui facilite la gestion simultanée de nombreux courriels et/ou plusieurs boîtes.

  • Préférer un logiciel spécialisé, e.g. Thunderbird, Outlook, Mail application dédiée ...
Thunderbird 
la version actuelle est 78.5 (dans Ubuntu Groovy 20.10)
Sinon, le paquet deb ne semble pas diffusé largement... :-(
Une solution consiste à passer par exemple par le snap
  snap install thunderbird
Cependant il faudra reconfigurer thunderbird car Snap utilise un autre répertoire de configuration personnelle.

Extensions

L'utilisation de Thunderbird peut être améliorée par l'installation d'extensions : https://addons.thunderbird.net

Attention 
les extensions sont sensibles aux différentes versions de TB!

Une sélection, par l'usage, de certaines extensions utiles

 Descriptif
Envoyer plus tardExtension pour programmer plus tard l'envoi du message actuel
GrammalecteExtension pour correction orthographique de Thunderbird
Grammalecte est un correcteur grammatical et typographique open source dédié à la langue française, pour Writer (LibreOffice, OpenOffice), Firefox & Thunderbird, Chrome, etc
ImportExportTool NGExtension pour l'importation, exportation et sauvegarde de Thunderbird
SignalSpamSignalement facile des courriers indésirables vers le service SignalSpam
Ne pas abuser des extensions ;-)

Pièces jointes

Les pièces jointes sont la cause principale de saturation de boite de messagerie.

 Une fois le problème des pièces jointes maîtrisé, il n'y a probablement plus de raison pour «aller plus loin» dans le nettoyage systématique des dossiers de messagerie.
  • Si une pièce jointe est importante (utile), la «détacher» (TOUT DE SUITE) et la ranger correctement dans le système d'information (fichiers locaux, partage réseau, cloud, ...)

Nettoyage sur le critère des pièces jointes.

  • Classer les messages par taille décroissante.
  • Supprimer les messages inutiles
  • (Nota Thunderbird) "Shift/Suppr" supprime directement sans passer par la case poubelle. Prudence, double tranchant ;-)

Nettoyage

Dossier messages envoyés 

Ne pas oublier que les messages envoyés, comportant éventuellement des pièces jointes, sont stockés et donc occupent de la place! Ne pas oublier de nettoyer ce dossier!

Messages retransmis 
  • Détruire les messages qui sont des retransmissions («Forward»)

Ces messages existaient par ailleurs, il n'est donc pas strictement nécessaire de les re-stocker.

Listes et infolettres

Les listes de diffusions ou les infolettres (newsletters) proposent éventuellement leur propre archivage des anciens messages ou numéros.
Dans ce cas là, inutile de stocker «au cas où». Simplement relever les lieux/adresses d'archivages.

Indésirables

  • Configurer le compte pour déplacer les messages détectés indésirables directement dans la corbeille/poubelle et non pas un dossier intermédiaire (Junk/Pourriel/Indésirables).
  • Une seule «suppression» suffira à s'en débarasser.

Configurer la corbeille pour supprimer automatiquement les messages «âgés».

Attention 
la configuration d'une suppression automatique des indésirables peut induire la suppression de messages valables, détectés à tort comme indésirables !

Conservation

Dans TB, chaque dossier offre la possibilité de régler les paramètres de conservation des messages.

Via clic droit / "Propriétés"

Il est possible de définir des stratégies de nettoyage automatique

  • pour chaque dossier (selon l'importance des dossiers, la durée de conservation des messages est adapatée)
  • pour la corbeille, faire de même.
  • il est préférable de définir une durée maximale supérieure à un an. Cela permet de ne pas détruire trop vite des messages sur des sujets annuels (impôts, factures, ...)