Gestion courriels : Différence entre versions
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Version du 14 février 2021 à 10:21
Bonnes pratiques pour une gestion efficace de messageries électroniques.
Sommaire
Logiciels
Les interfaces web (webmail) donnant accès à des boites de messageries ne proposent pas une ergonomie qui facilite la gestion simultanée de nombreux courriels et/ou plusieurs boîtes.
- Préférer un logiciel spécialisé, e.g. Thunderbird, Outlook, Mail application dédiée ...
- Thunderbird
- la version actuelle est 78.5 (dans Ubuntu Groovy 20.10)
- Sinon, le paquet deb ne semble pas diffusé largement... :-(
- Une solution consiste à passer par exemple par le snap
snap install thunderbird
- Cependant il faudra reconfigurer thunderbird car Snap utilise un autre répertoire de configuration personnelle.
Extensions
L'utilisation de Thunderbird peut être améliorée par l'installation d'extensions
- Attention
- les extensions sont sensibles aux différentes versions de TB!
Une sélection, par l'usage, de certaines extensions utiles
| Descriptif | |
|---|---|
| Envoyer plus tard | Extension pour programmer plus tard l'envoi du message actuel |
| Grammalecte | Extension pour correction orthographique de Thunderbird |
| ImportExportTool NG | Extension pour l'importation, exportation et sauvegarde de Thunderbird |
| SignalSpam | Signalement facile des courriers indésirables vers le service SignalSpam |
- ...
Pièces jointes
Les pièces jointes sont la cause principale de saturation de boite de messagerie.
Une fois le problème des pièces jointes maîtrisé, il n'y a probablement plus de raison pour «aller plus loin» dans le nettoyage systématique des dossiers de messagerie.
- Si une pièce jointe est importante (utile), la «détacher» (TOUT DE SUITE) et la ranger correctement dans le système d'information (fichiers locaux, partage réseau, cloud, ...)
Nettoyage sur le critère des pièces jointes.
- Classer les messages par taille décroissante.
- Supprimer les messages inutiles
- (Nota Thunderbird) "Shift/Suppr" supprime directement sans passer par la case poubelle. Prudence, double tranchant ;-)
Nettoyage
- Dossier messages envoyés
Ne pas oublier que les messages envoyés, comportant éventuellement des pièces jointes, sont stockés et donc occupent de la place! Ne pas oublier de nettoyer ce dossier!
- Messages retransmis
- Détruire les messages qui sont des retransmissions («Forward»)
Ces messages existaient par ailleurs, il n'est donc pas strictement nécessaire de les re-stocker.
Listes et infolettres
- Les listes de diffusions ou les infolettres (newsletters) proposent éventuellement leur propre archivage des anciens messages ou numéros.
- Dans ce cas là, inutile de stocker «au cas où». Simplement relever les lieux/adresses d'archivages.
Indésirables
- Configurer le compte pour déplacer les messages détectés indésirables directement dans la corbeille/poubelle et non pas un dossier intermédiaire (Junk/Pourriel/Indésirables).
- Une seule «suppression» suffira à s'en débarasser.
Configurer la corbeille pour supprimer automatiquement les messages «âgés».
- Attention
- la configuration d'une suppression automatique des indésirables peut induire la suppression de messages valables, détectés à tort comme indésirables !
Conservation
Dans TB, chaque dossier offre la possibilité de régler les paramètres de conservation des messages.
- Via clic droit / "Propriétés"
Il est possible de définir des stratégies de nettoyage automatique
- pour chaque dossier (selon l'importance des dossiers, la durée de conservation des messages est adapatée)
- pour la corbeille, faire de même.
- il est préférable de définir une durée maximale supérieure à un an. Cela permet de ne pas détruire trop vite des messages sur des sujets annuels (impôts, factures, ...)
