Gestion courriels

Principes de gestion efficace de messageries électroniques.

Logiciels

Les interfaces web (webmail) donnant accès à des boites de messageries ne proposent pas une ergonomie qui facilite la gestion simultanée de nombreux courriels et/ou plusieurs boîtes.

• Préférer un logiciel spécialisé, e.g. Thunderbird, Outlook, Mail application dédiée ...

Extensions

L'utilisation de Thunderbird peut être améliorée par l'installation d'extensions

• Quota (affichage espace disponible, information maintenant intégrée dans Thunderbird)
• Envoyer plus tard (programmer l'envoi d'un message déjà écrit)
• Grammalecte (commune à Firefox, Libreoffice )
• ...

Peut-être une extension proposant un comportement d'archivage plus automatisé/automatisable (?)

Pièces jointes

Les pièces jointes sont la cause principale de saturation de boite de messagerie.

• Si une pièce jointe est importante (utile), la «détacher» (TOUT DE SUITE) et la ranger correctement dans le système d'information (fichiers locaux, partage réseau, cloud, ...)

Nettoyage sur le critère des pièces jointes.

• Classer les messages par taille décroissante.
• Supprimer les messages inutiles
• (Nota Thunderbird) "Shift/Suppr" supprime directement sans passer par la case poubelle. Prudence, double tranchant ;-)

Nettoyage

Dossier messages envoyés 

Ne pas oublier que les messages envoyés, comportant éventuellement des pièces jointes, sont stockés et donc occupent de la place! Ne pas oublier de nettoyer ce dossier?

Messages retransmis 

• Détruire les messages qui sont des retransmissions («Forward»)

Ces messages existaient par ailleurs, il n'est donc pas strictement nécessaire de les re-stocker.

Listes et infolettres

Les listes de diffusions ou les infolettres (newsletters) proposent éventuellement leur propre archivage des anciens messages ou numéros.

Dans ce cas là, inutile de stocker «au cas où». Simplement relever les lieux/adresses d'archivages.

Indésirables

• Configurer le compte pour déplacer les messages détectés indésirables directement dans la corbeille/poubelle et non pas un dossier intermédiaire (Junk/Pourriel/Indésirables).

• Une seule «suppression» suffira à s'en débarasser.

Configurer la corbeille pour supprimer automatiquement les messages «âgés».

Attention 

la configuration d'une suppression automatique des indésirables peut induire la suppression de messages valables, détectés à tort comme indésirables !

Poubelle

Configuration

• Régler pour supprimer automatiquement les messages présents dans la corbeille après un mois, deux mois, ...