Gestion courriels
De Asso Val Libre
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Principes de gestion efficace de messageries électroniques.
Sommaire
Logiciels
Les interfaces web (webmail) donnant accès à des boites de messageries ne proposent pas une ergonomie qui facilite la gestion simultanée de nombreux courriels et/ou plusieurs boîtes.
- Préférer un logiciel spécialisé, e.g. Thunderbird, Outlook, Mail application dédiée ...
Pièces jointes
Les pièces jointes sont la cause principale de saturation de boite de messagerie.
- Si une pièce jointe est importante (utile), la «détacher» (TOUT DE SUITE) et la ranger correctement dans le système d'information (fichiers locaux, partage réseau, cloud, ...)
Nettoyage sur le critère des pièces jointes.
- Classer les messages par taille décroissante.
- Supprimer les messages inutiles
- (Nota Thunderbird) "Shift/Suppr" supprime directement sans passer par la case poubelle. Prudence, double tranchant ;-)
Nettoyage
Boite messages envoyés
- Messages retransmis
- Détruire les messages qui sont des retransmissions («Forward»)
Ces messages existaient par ailleurs, il n'est donc pas strictement nécessaire de les re-stocker.
Listes et infolettres
- Les listes de diffusions ou les infolettres (newsletters) proposent éventuellement leur propre archivage des anciens messages ou numéros.
- Dans ce cas là, inutile de stocker «au cas où». Simplement relever les lieux/adresses d'archivages.
Indésirables
- Configurer le compte pour déplacer les messages détectés indésirables directement dans la corbeille/poubelle et non pas un dossier intermédiaire (Junk/Pourriel/Indésirables).
- Une seule «suppression» suffira à s'en débarasser.
Configurer la corbeille pour supprimer automatiquement les messages «âgés».
- Attention
- la configuration d'une suppression automatique des indésirables peut induire la suppression de messages valables, détectés à tort comme indésirables !
Poubelle
Configuration
- Régler pour supprimer automatiquement les messages présents dans la corbeille après un mois, deux mois, ...